Audits in crisistijd
De uitbraak van het COVID-19 virus heeft veel gevolgen, zowel op privé als op zakelijk gebied. Als Schouten Advies willen wij hier ook onze verantwoordelijkheid in nemen en de door de overheid geadviseerde maatregelen in acht nemen. Tegelijkertijd moeten bedrijven in de feed en food sectoren door. Mens en dier moeten tenslotte nog steeds eten. Dat betekent dat de zorg voor veilige, kwalitatieve producten niet kan verslappen en dat de aandacht voor uw kwaliteitsmanagementsysteem en certificering onverminderd hoog moet zijn. De maatregelen rondom het COVID-19 virus kunnen voor extra uitdagingen zorgen op het gebied van kwaliteitszorg. We willen deze uitdagingen bespreken en bieden we een aantal oplossingen aan.
Remote document audits
Door de geldende maatregelen is het ontvangen van bezoek op locatie voor veel bedrijven niet langer mogelijk. Dit kan leiden tot problemen bij het uitvoeren van interne en externe audits en daarmee voor uw certificering. Veel certificatieschema’s en certificerende instellingen (CI) bieden in verband met de crisis de mogelijkheid tot een remote document audit. Dit is een documentenreview gericht op uw kwaliteitsmanagementsysteem. Bij deze audit komt de auditor niet op bezoek, maar worden de noodzakelijke controles digitaal uitgevoerd vanuit het kantoor van de CI. Op een later tijdstip, zodra dat weer is toegestaan, volgt dan nog een korte zgn. on-site audit. Dit is een korte praktijkaudit ter plaatse. Schouten Advies kan op dezelfde manier ook de interne audit voor u verzorgen.
Voor een remote audit is het van belang dat de auditor de beschikking krijgt over de juiste documenten. Het gaat dan om het kwaliteitshandboek, HACCP, maar ook om de leverancierslijst, de directiebeoordeling, verbetermaatregelen n.a.v. eerdere audits, de recall simulatie, het analyseprogramma, de analyseresultaten, overzicht van klachten en afwijkingen e.d.
Focus365 Lite
Om haar klanten te ondersteunen biedt Schouten Advies al geruime tijd het digitaal kwaliteitsmanagementsysteem Focus365 aan. Focus365 is gebaseerd op SharePoint online, onderdeel van de Microsoft Office365 programma’s. Met Focus365 kunnen bedrijven documenten beheren en de interne documenten- en datastromen verder optimaliseren. De documenten kunnen ook gedeeld worden met externe partijen zoals auditoren om zo remote audits te faciliteren.
Om het uitvoeren van remote audits te faciliteren en zo bij te dragen aan de continuering van uw certificering, biedt Schouten Advies nu tijdelijk Focus365 Lite aan. Focus365 Lite is een versimpelde versie van het Focus365 systeem en richt zich op het online delen van uw kwaliteitssysteem met relevante partijen. Hierdoor kunnen alle partijen die een remote audit moeten uitvoeren bij de juiste bestanden en kunnen opgevraagde documenten op een eenvoudige en veilige manier beschikbaar gemaakt worden voor de auditor. Het systeem is in korte tijd op te zetten, afhankelijk van uw specifieke omstandigheden kost het opzetten ongeveer een halve dag.
Focus365 Lite kan op een later tijdstip gemakkelijk worden uitgebreid naar een volledige Focus365 omgeving. Uw consultant kan u daarover informeren.
Contact
Als u in de komende periode een audit gepland heeft staan, dan zal uw consultant contact met u opnemen om met u te overleggen hoe deze audit het best kan worden uitgevoerd. Als u verder wilt praten over de maatregelen rondom het COVID-19 virus of andere vragen heeft dan zijn wij uiteraard bereikbaar.